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英文书信的格式概述

更新时间:2012-01-05    来源/发布:www.en369.cn    作者/编辑:英语作文网

私人和公务信函

  私人和公务信函--概述
  书信是日常生活中常用的文体,是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)两大类。值得注意的是,英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别,应特别加以区分。
  英语书信通常包括下面几个组成部分:信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。
  1.信端(Heading)
  信端即信头,一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。
  西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。
  信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。用一般的信纸写信时,信端应写在信纸的右上角,若字数较多,可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少,可适当多向右移一些,使整个信端的重心落在右上角。
  信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看,前者更为常用。
  采用并列式时,每行开头要左对齐;采用斜列式时,每行开头逐次向右移二三个字母的距离。 


 


  例如
  (1)并列式
  16 Fuxing Street
  Haidian District
  Beijing
  Post Code: 100035
  People’s Republic of China
  Tel: 63211234
  Aug. 20, 2004
  (2)斜列式(Indented Form)
  16 Fuxing Street
  Haidian District
  Beijing
  Post Code: 100035
  People’s Republic of China
  Tel: 63211234
  Aug. 20, 2004
  写信端时,先写发信人的地址,地点的名称按由小到大的顺序排列,然后与其它项目和发信日期。具体次序是:第一行写门牌号和街名;第二行写区名、市(县)名、省(州、邦)名,往国外寄的信,还要写上国家的名称;国家名称的前面加上邮政编码,其后可写上电话号码,最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称,则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名,则第一行可写上所在班级或专业组的名称;第二行写系、科、室名称;第三行写学校名称;第四行写市(县)、省(州)名称;然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。
  如果使用标点符号,则在每行末尾加逗号,最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号,但在每行之内该用标点符号的地方,仍要用标点。
  特别要注意的是,门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家,城市名称之后往往写有字母或数字(如 New York, 103),表示城市的邮政编码。
  关于发信日期的写法,应注意以下几点:
  ①年份应完全写出,不能简写。
  ②月份要用英文名称,不要用数字代替。
  ③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短,不可缩写。
  ④写日期时,可用基数词1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词,简单明了。
  日期可有下列几种写法:
  ① Oct. 20, 2004
  ② 10 May., 2004
  ③ 3rd June, 2004
  ④ Sept. 16th, 2004
  其中,①最为通用。

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